Un agente que cobra facturas vencidas y concilia el pago
La cartera vencida casi siempre se cobra a mano: alguien revisa una hoja, escribe correos y confirma pagos en el banco. Esta guía muestra cómo armar un agente que hace ese ciclo completo y deja a tu equipo solo los casos difíciles.
Qué hace el agente y qué no hace
El agente tiene cuatro tareas. Detecta facturas vencidas. Envía recordatorios según una escalera definida. Identifica el pago cuando llega. Cierra el caso en el ERP.
Hay cosas que no decide solo. No negocia descuentos. No acuerda planes de pago. No envía casos a cobro jurídico. Esas decisiones pasan a una persona con todo el contexto armado.
Arquitectura de referencia
Las piezas son pocas:
- Fuente de verdad: el ERP. El agente lee facturas abiertas y escribe el estado final.
- Detector: una tarea programada que corre una vez al día.
- Escalera: reglas por días de mora y por tipo de cliente.
- Motor de conciliación: cruza movimientos bancarios con facturas.
- Bandeja de excepciones: donde caen los casos que el agente no resuelve.
Paso 1: limpia los datos de cartera
El agente es tan bueno como la tabla de cartera. Antes del build revisa tres campos por factura:
- Fecha de vencimiento real, con el plazo pactado en el contrato.
- Contacto de cobro, que suele ser distinto del contacto comercial.
- Referencia de pago, el dato que el cliente pone en la transferencia.
Si la referencia no existe, crea una. Un código corto por factura facilita la conciliación más que cualquier modelo de IA.
Paso 2: diseña la escalera de recordatorios
Una escalera de ejemplo:
| Día respecto al vencimiento | Acción | Canal | Tono |
|---|---|---|---|
| -3 | Aviso previo | Correo | Informativo |
| +1 | Primer recordatorio | Correo | Cordial |
| +7 | Segundo recordatorio con soporte | Correo y WhatsApp | Directo |
| +15 | Llamada o mensaje de una persona | Humano | Firme |
| +30 | Revisión de la gerencia | Humano | Decisión |
Los días son un supuesto. Ajústalos a tus plazos y a la relación con cada cliente.
El agente redacta cada mensaje con datos reales: número de factura, valor, días de mora y enlace de pago. El modelo de lenguaje sirve para adaptar el texto al historial del cliente. Las cifras salen siempre del ERP, nunca del modelo.
Paso 3: interpreta las respuestas
Los clientes responden. Ahí el agente aporta valor. Clasifica cada respuesta en una de estas clases:
- Ya pagué: pide el soporte y lanza la conciliación.
- Pagaré en fecha X: registra la promesa y pausa la escalera hasta esa fecha.
- Disputa: detiene el cobro y abre un caso para una persona.
- Datos incorrectos: actualiza el contacto previa validación.
- Otro: va a la bandeja de excepciones.
Una regla útil: si la confianza de la clasificación es baja, el caso va a una persona. Es mejor revisar diez mensajes de más que enviar un recordatorio a quien ya pagó.
Paso 4: concilia el pago
La conciliación tiene tres niveles de coincidencia.
- Exacta: la referencia y el valor coinciden. El agente cierra la factura.
- Probable: coincide el valor y el NIT del pagador, sin referencia. El agente propone el cruce y una persona lo aprueba.
- Parcial o agrupada: un pago cubre varias facturas o una parte. El agente sugiere la distribución y una persona la confirma.
Pseudocódigo del cruce:
for mov in movimientos_nuevos:
f = buscar_por_referencia(mov.referencia)
if f and f.saldo == mov.valor:
cerrar(f, mov); continue
candidatas = facturas_abiertas(nit=mov.nit_pagador)
combo = buscar_combinacion(candidatas, mov.valor)
proponer_a_humano(mov, combo or candidatas)Al cerrar, el agente detiene la escalera y envía una confirmación de pago recibido. Ese mensaje evita llamadas innecesarias.
Paso 5: mide desde el primer día
Usa estas cinco métricas como plantilla. Las desarrollamos en detalle en la guía de métricas de agentes.
| Métrica | Fórmula | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Tasa de resolución autónoma | casos cerrados sin humano / casos totales | Saber cuánto trabajo absorbe el agente |
| Tasa de error | acciones incorrectas / acciones totales | Detectar recordatorios enviados por error |
| Costo por caso | (modelo + APIs + revisión humana) / casos | Comparar con el costo manual |
| Días hasta el cobro | fecha de pago − fecha de vencimiento, promedio | Medir el efecto en caja |
| Tasa de escalamiento | casos derivados / casos totales | Ver si las reglas están bien calibradas |
Toma una línea base de las 4 a 8 semanas previas, con el proceso manual. Sin esa línea base no podrás saber si el agente mejora algo.
Errores comunes
- Cobrar a quien ya pagó. Pasa cuando la conciliación corre después de la escalera. Concilia primero y cobra después.
- Mensajes con cifras inventadas. El modelo nunca debe calcular saldos. Pásale los valores ya calculados.
- Una sola escalera para todos. Un cliente grande con 60 días de plazo no se cobra igual que un cliente nuevo.
- Sin registro. Cada mensaje enviado y cada cierre deben quedar en un log auditable.
- Ignorar canales y sus reglas. WhatsApp Business exige plantillas aprobadas fuera de la ventana de atención. Revisa la guía de WhatsApp.
Checklist antes del deploy
Preguntas frecuentes
¿El agente puede negociar acuerdos de pago?
Puede proponer opciones dentro de reglas que tú defines. La aceptación final debe pasar por una persona. Así controlas el riesgo y la relación con el cliente.
¿Qué pasa si el cliente responde con un comprobante en imagen?
El agente extrae valor, fecha y referencia del comprobante. Luego busca el movimiento en el banco. Si no lo encuentra, deja el caso en espera y avisa a cartera.
¿Cuánto tarda en salir a producción?
Depende de la calidad de los datos de cartera y del acceso al ERP. Con datos limpios, un primer flujo con correo y conciliación exacta es un alcance acotado. Lo estimamos después de revisar tus sistemas.