Planilla de ROI de un agente de cobranza con números de ejemplo

Antes de construir un agente de cobranza conviene saber si los números dan. Esta guía arma la planilla paso a paso, con fórmulas y un ejemplo donde todas las cifras son supuestos.

Advertencia sobre el ejemplo

Todas las cifras de esta guía son supuestos ilustrativos. No son resultados de un cliente ni promedios del mercado. Reemplázalas por los datos de tu operación. El archivo roi-cobranza-ejemplo.csv trae las mismas variables para que las edites.

Las dos fuentes de beneficio

Un agente de cobranza genera valor por dos vías:

1. Ahorro operativo: menos horas de tu equipo en recordatorios, seguimiento y conciliación.
2. Beneficio de caja: cobras antes, así que necesitas menos capital de trabajo.

Muchas planillas solo cuentan la primera. La segunda suele pesar igual o más, según el tamaño de tu cartera.

Variables de entrada

Los días "después" son la variable más incierta. No la tomes de un folleto. Valídala con un piloto.

Fórmulas

Costo manual mensual

costo_manual = facturas × minutos_manual / 60 × costo_hora

Ejemplo: 800 × 12 / 60 × 30.000 = $ 4.800.000.

Horas humanas con agente

horas = (facturas × (1 − resolución) × min_escalado + facturas × resolución × min_revisión) / 60

Ejemplo: (800 × 0,4 × 10 + 800 × 0,6 × 1) / 60 = 3.680 / 60 = 61,33 horas.

Costo total con agente

costo_agente = horas × costo_hora + modelo_apis + mantenimiento

Ejemplo: 61,33 × 30.000 + 900.000 + 1.500.000 = $ 4.240.000.

Ahorro operativo mensual

ahorro = costo_manual − costo_agente

Ejemplo: 4.800.000 − 4.240.000 = $ 560.000.

Beneficio de caja mensual

caja = cartera × (días_antes − días_después) / días_antes × tasa_oportunidad

La lógica: si cobras en menos días, la cartera promedio baja en esa proporción. Ese dinero liberado tiene un costo de oportunidad.

Ejemplo: 400.000.000 × 6 / 38 × 0,012 = $ 757.895.

Beneficio total mensual

Ejemplo: 560.000 + 757.895 = $ 1.317.895.

Payback

payback = inversión / beneficio_total

Ejemplo: 25.000.000 / 1.317.895 = 19,0 meses.

ROI a 12 y 24 meses

roi_n = (beneficio_total × n − inversión) / inversión

Ejemplo: a 12 meses, −36,7%. A 24 meses, 26,5%.

Cómo leer este ejemplo

Con estos supuestos el proyecto no se paga en el primer año. Eso es información útil. Te dice que hay que mover alguna palanca o que el caso no da para tu volumen.

Las palancas, en orden de impacto típico:

• Volumen. Con más facturas, el ahorro crece y el costo fijo se reparte.
• Días de cobro. Cada día menos libera caja.
• Resolución autónoma. Menos escalamientos, menos horas humanas.
• Costo de mantenimiento. Un build simple cuesta menos de mantener.

Escenario 2 de ejemplo: más volumen de cobro

El escenario base no se paga en 12 meses. Este segundo escenario muestra con qué volumen llega al punto de equilibrio. Las cifras siguen siendo supuestos ilustrativos.

Cambian solo dos variables, y las dos miden el volumen de cobro:

Suponemos que la cartera crece en la misma proporción que las facturas. Todo lo demás queda igual: minutos, costo por hora, días de cobro, resolución autónoma, costos del agente e inversión.

Cálculo con las mismas fórmulas:

Detalle del escenario 2:

• Costo manual: 1.000 × 12 / 60 × 30.000 = $ 6.000.000.
• Horas con agente: (1.000 × 0,4 × 10 + 1.000 × 0,6 × 1) / 60 = 76,67.
• Costo con agente: 76,67 × 30.000 + 900.000 + 1.500.000 = $ 4.700.000.
• Caja: 500.000.000 × 6 / 38 × 0,012 = $ 947.368.
• ROI a 12 meses: (2.247.368 × 12 − 25.000.000) / 25.000.000 = 7,9%.

Qué variable cambia el resultado

El volumen. El costo de modelo, APIs y mantenimiento es fijo en este ejemplo: $ 2.400.000 al mes. Con 800 facturas ese costo fijo se come casi todo el ahorro operativo. Con 1.000 facturas el ahorro por factura se mantiene y el costo fijo pesa menos.

Con estos supuestos, el punto de equilibrio a 12 meses queda entre 950 y 1.000 facturas al mes. Con 950 el ROI a 12 meses todavía es −3,3%.

El escenario 2 también depende de que los días de cobro bajen de 38 a 32. Si esa reducción no se confirma en el piloto, el escenario 2 vuelve a quedar en negativo. Valida esa variable antes de decidir.

Análisis de sensibilidad

Cambia una variable a la vez y mira el payback. Ejemplo con los mismos supuestos:

Calcula estas filas en tu hoja. Los valores aproximados de la tabla salen de las mismas fórmulas.

Qué no entra en la planilla y debería pensarse

• Recuperación de cartera que hoy se pierde. Si el seguimiento constante reduce castigos, suma valor. Es difícil de estimar sin datos propios, así que déjalo fuera del caso base.
• Riesgo de error. Un recordatorio a un cliente que ya pagó tiene un costo en la relación. Inclúyelo como un supuesto conservador de horas de atención.
• Costo de cambio interno. Capacitación y ajuste de procesos.

Cómo validar los supuestos

1. Mide los minutos manuales con una muestra cronometrada.
2. Saca los días de cobro de tu ERP de los últimos 6 a 12 meses.
3. Pregunta a finanzas por el costo de oportunidad que usan para evaluar proyectos.
4. Corre un piloto con un segmento de clientes y compara contra un grupo de control.

El grupo de control es lo que convierte el piloto en evidencia. Sin él, cualquier cambio en días de cobro se puede deber a la temporada.

Errores comunes

• Usar el costo de la persona sin cargas. Incluye prestaciones y costos asociados según te indique nómina.
• Ignorar el mantenimiento. Un agente en producción necesita ajustes.
• Contar el beneficio de caja como ahorro operativo. Son conceptos distintos para finanzas.
• Tomar los días "después" como dato. Es la hipótesis a probar.

Checklist

• Variables con fuente o marca de supuesto
• Línea base medida
• Fórmulas revisadas por finanzas
• Sensibilidad en las cuatro palancas
• Piloto con grupo de control
• Revisión del caso con datos reales al mes 3

Preguntas frecuentes