completado
Caso — Agente de Voz Outbound · Propiedad Horizontal (B2B)

Una lista de prospectos llamada, calificada y registrada en el CRM sin un equipo de llamadas

De prospección telefónica manual a una campaña outbound ejecutada por un agente de voz con IA —Julia— para los prospectos de PH-PRO, con cada resultado conciliado en HubSpot.

Cliente
PH-PRO (producto propio para propiedad horizontal)
Mi rol
Diseño del agente de voz, campaña y conciliación en CRM
Periodo
Campaña ejecutada
Usuario
Prospectos (administraciones de PH) + equipo comercial
Equipo
ialabs
Stack
Dapta (agente de voz) · HubSpot CRM · Telefonía Outbound
Call
Cada llamada registrada como actividad tipo Call, no como nota
fuente: conciliación en HubSpot
+57
Teléfono como llave: +57 para filtros, 10 dígitos para texto libre
fuente: reglas de emparejamiento
Julia
Agente de voz outbound que conversa y clasifica el resultado
fuente: campaña en Dapta
Aprobación
Nada se escribe en el CRM sin aprobación explícita
fuente: control de la conciliación
EXP-06 ficha de experimento · v0.1
completado
01 · hipótesis Si un agente de voz hace el primer contacto y cada llamada queda registrada como actividad en el CRM, entonces el equipo comercial solo dedica tiempo a prospectos con interés real.
02 · método Campaña outbound sobre la base de prospectos de PH-PRO con el agente Julia en Dapta, y conciliación de cada resultado en HubSpot.
03 · resultado Campaña completada y resultados conciliados en HubSpot: estado del lead actualizado, llamada registrada como actividad y contactos faltantes creados.
04 · siguiente iteración Migrar el agente a un stack propio de voz y WhatsApp, con más control y menor costo por minuto.
campaña outbound completada · responsable Mateo Piza · evidencia: historial en HubSpot y Dapta
01 — El problema

El cuello de botella de la prospección telefónica tradicional

Prospectar administraciones de propiedad horizontal por teléfono consume horas: marcar, insistir, calificar y luego registrar todo en el CRM.

El registro es lo primero que se deja de hacer, y el pipeline queda ciego: no se sabe a quién se llamó ni quién mostró interés.

02 — El insight
"El valor de una campaña de voz no termina en la llamada: termina en el CRM. Si el resultado no queda registrado como una actividad con fecha y el estado del lead al día, el siguiente seguimiento no ocurre. La conciliación es parte del sistema, no una tarea posterior."
03 — Antes / después
Antes
  1. Un comercial marca uno a uno.
  2. Califica en la llamada y toma notas.
  3. Registra en HubSpot cuando le alcanza el tiempo.
  4. Pipeline incompleto.
Después
  1. Se carga la lista de prospectos a la campaña.
  2. Julia llama, conversa y clasifica el resultado.
  3. Cada resultado se concilia en HubSpot: estado del lead y llamada registrada como actividad.
  4. El equipo comercial ve en HubSpot a quién se llamó y quién mostró interés.
04 — El sistema

Flujo de capacidades automatizadas

entrada
Lista de prospectos
Base de prospectos de PH-PRO: administraciones de propiedad horizontal.
contexto
HubSpot CRM
Ficha de contacto en HubSpot, emparejada por teléfono (+57 en búsquedas filtradas, 10 dígitos de respaldo).
decisión
Agente Julia
Julia conduce la llamada y clasifica el resultado.
acción
Conciliación CRM
Actualiza el estado del prospecto en HubSpot, registra la llamada como actividad y genera contactos si faltaban.
control
Validación previa
Confirmación explícita antes de escribir en el CRM.
DIAGRAMA DE ARQUITECTURA DE FLUJO ialabs / EXP-06
01 · Lista PH-PRO
Segmento de administraciones
→
02 · Julia Voice
Marcación y llamada con IA
→
03 · Calificación
Clasificación del interés
→
04 · Match +57
Emparejamiento telefónico
→
05 · HubSpot Sync
Creación de actividad Call
05 — Decisiones · capa técnica

Cada pieza, con su razón

Arquitectura basada en trade-offs deliberados y consecuencias reales de negocio.
Tecnología Dapta (agente de voz outbound)
Función Automatización de llamadas
Decisión y trade-off Plataforma gestionada para validar rápidamente la campaña sin desarrollar telefonía desde cero. Trade-off: costo por minuto y menor control de latencia.
Consecuencia Campaña en marcha sin construir telefonía
Tecnología HubSpot — Actividad tipo Call
Función Registro estructurado en CRM
Decisión y trade-off Call en vez de nota porque alimenta automáticamente la fecha de último contacto del contacto.
Consecuencia Pipeline con seguimiento real
Tecnología Teléfono normalizado como llave
Función Conciliación de identidades
Decisión y trade-off +57 para las búsquedas con filtro y 10 dígitos para el texto libre.
Consecuencia Menos duplicados y contactos huérfanos
Tecnología Confirmación previa a escritura
Función Integridad de datos
Decisión y trade-off Velocidad a cambio de evitar escrituras erróneas en el CRM.
Consecuencia Datos limpios
06 — Evidencia
TELEMETRÍA DE PROYECTO completado
Una lista de prospectos llamada, calificada y registrada en el CRM sin un equipo de llamadas
De prospección telefónica manual a una campaña outbound ejecutada por un agente de voz con IA —Julia— para los prospectos de PH-PRO, con cada resultado conciliado en HubSpot.
Lista PH-PROJulia VoiceCalificaciónMatch +57HubSpot Sync
De la llamada al registro en HubSpot. Abajo, cómo se concilia cada resultado de la campaña.
$ conciliación de la campaña Julia → HubSpot
[dapta] campaña completada · resultado por llamada
[match] contacto por teléfono (+57 en filtros · 10 dígitos en texto libre)
[confirm] escritura aprobada explícitamente
[hubspot] estado del lead + actividad Call registrada: OK
[hubspot] contacto faltante creado
07 — Quién hizo qué
ialabs
Diseño del agente Julia, ejecución de la campaña y conciliación de resultados en HubSpot.
Equipo del cliente
Producto propio: el seguimiento comercial de los prospectos con interés.
Terceros
Dapta, HubSpot CRM.
08 — Qué es distinto

Frente a la prospección manual: la llamada no termina en una libreta; cada resultado queda conciliado en el CRM con su fecha de último contacto.

09 — Lecciones y siguiente iteración
  • Una campaña de voz sin conciliación en el CRM es ruido; con conciliación, es pipeline.
  • Límite conocido: dependencia de plataformas de terceros para el motor de voz.
  • Siguiente paso: migración a un stack propio de voz y WhatsApp.
From Idea to Infinity.

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